17.02.2022

Welche Steuerberater verarbeiten digitale Belege von Mandanten am besten? – 2022 Auszeichnung digitale Kanzlei

Warum zeichnet die DATEV unsere Steuer- und Anwaltskanzlei mit dem Premium-Label „Digitale DATEV-Kanzlei 2022“ aus? Weil wir mit digitalen Belegen der Mandanten am besten umgehen können. Ja, digital arbeiten heute alle. Stimmt auch irgendwie – jedenfalls unternehmensbezogen. Intern. Aber nicht jeder arbeitet digital mit seinen Auftraggebern zusammen und kann dies auch belegen. Darauf kommt es der DATEV bei dem Label „Digitale DATEV-Kanzlei 2022“ an. Steuerberater / Anwälte nutzen bereits vorhandene digitale Informationen für die Bearbeitung der erteilten Aufträge, um doppelte Arbeit zu vermeiden und dem Mandanten schneller seine gewünschten Ergebnisse zu präsentieren. Der Mandant und die Kanzlei, beide gewinnen Zeit. Ausgezeichnet werden die Kanzleien, die sich mit den Kriterien einer digitalen Zusammenarbeit für das Premium-Label qualifizieren. Geprüft und gecheckt durch ein Cockpit der DATEV, das digitale Zusammenarbeit erkennt.
 
Es passiert eben! Sie erhalten ein Angebot, das Sie auf Ihre Situation hin prüfen wollen und Ihnen die Meinung Ihres Anwalts oder Steuerberaters dazu wichtig ist: Ein neuer Mitarbeiter bewirbt sich bei Ihnen initiativ. Eine Immobilie wird Ihnen unverhofft von einem Bekannten angeboten. Sie könnten Ihre Praxis an einen attraktiven Standort verlegen. Schnelle Entscheidungen sind notwendig, sonst ist die Gelegenheit vertan. Nur gut, dass Sie Ihrem Berater schon lange digitale Informationen und Belege liefern, auf die er zurückgreifen kann, um Sie zu beraten, egal wo er sich befindet. Und nur gut, dass Ihr Berater und seine Mitarbeiter wissen, wie sie mit diesen digitalen Belegen umzugehen haben, damit jeder auf sie Zugriff hat.

Allein, aber digital
Leider ist dieses Szenario nicht immer auf beiden Seiten Realität. Vielleicht arbeiten beide Seiten bereits digital. Aber der Austausch, die Zusammenarbeit mit digitalen Belegen erfolgt nicht. Gründe gibt es genug: Keine Zeit. Kein Geld. Keine Lust. Klappt doch noch. Will der andere doch gar nicht. Was passiert? Beide Seiten sind unzufrieden. Eine verlässliche Beratung war nicht möglich. Eine sichere Entscheidung konnte nicht getroffen werden. Also Chance vertan oder ein unnötiges Risiko wurde eingegangen. Schade, denn das muss nicht sein! 

Gute Zeiten, schlechte Zeiten
Ich kann mich noch gut an die Zeit erinnern, als uns unsere Mandanten, Ärzte, Zahnärzte, Dentallabore einen unsortierten Haufen Belege in einem Schuhkarton brachten. Das war so und die Finanzverwaltung hatte auch noch keine Anforderungen an die Aufbereitung von Unterlagen, die für die Gewinnermittlung und die Steuerfestsetzung anzuwenden waren, gestellt.  Dann kam der Pendelordner, in dem die Belege abgeheftet und möglichst vollständig zu uns geschickt wurden. Nach ihrer Bearbeitung gingen sie wieder zurück an den Mandanten, um in der Praxis wieder ausgepackt und erneut abgeheftet zu werden. Kingt schon umständlich und nach Zeitverschwendung. Jedenfalls heute! Damals: State oft the Art. Sich immer wiederholende Arbeit macht keinen Spaß, erstrecht wenn sie als lästige Pflicht abgetan wird.

Dann veröffentlichte die DATEV das Programm „DATEV Unternehmen online“ (DUO). Wir stiegen 2009 in das Programm ein. Mit diesem Programm wurden Papierbelege zu digitalen Belegen, in dem die Papierrechnung eingescannt wurde. Danach stand die Rechnung dem Steuerberater zur weiteren Bearbeitung sofort zur Verfügung. Kein Gang zur Post oder eine Postlaufzeit mehr. Der Startschuss für die digitale Zusammenarbeit ist erfolgt. Es kann eine Beratung auf Höhe der Zeit erfolgen. Das BWA Ergebnis per 31.12.2021 wird am 10.01.2022 besprochen. WOW! Das ist bereits gelebte Realität bei uns. Wenn auch noch nicht flächendeckend. Für Sie bedeutet es Sicherheit über die finanzielle Situation und kein Stochern im Nebel.

Die Welt dreht sich weiter
Inzwischen sind rd. 15 Jahre ins Land gegangen und das Programm hat sich entwickelt. Auch die Finanzverwaltung lässt nur noch in Ausnahmefällen Papierbelege zu. Unsere Umwelt freut sich über die wenigen Papierbelege. Jedenfalls dann, wenn der PDF-Beleg nicht ausgedruckt wird. Heute wird die Rechnung als PDF-Beleg in einer E-Mail an ein Postfach von Unternehmen Online weitergeleitet und für die Überweisung vorbereitet. Für unsere eigene Buchführung sind bei uns dafür 3 Mitarbeitende zuständig. Nicht weil das Belegaufkommen so hoch ist, sondern weil wir immer auf dem laufenden sein wollen und Vertretungsalternativen wünschen. Unser Ziel ist eine jederzeitige Handlungsfähigkeit. Wir wollen jederzeit und überall aktuellen Zugriff auf die Belege haben, die wir schon gar nicht mehr in die Hand nehmen. Jeder Beteiligte arbeitet im Homeoffice. Weit weg vom Büro. Noch in Papier eingehenden Belege werden zur weiteren Bearbeitung für das Homeoffice gescannt. Es ist kein Brief zu öffnen, um an den Beleg zu kommen, keine Weiterleitung und Freigabe zu initiieren, keine manuelle Überweisung vorzubereiten, keine finale Ablage zu machen. Diese Zeit sparen wir uns. Wir wollen unsere Finanzen zeitnah planen. Inzwischen kann mit Unternehmen Online überwiesen werden, Belege in Garantiefällen schnell gefunden werden, Personal verwaltet werden, Auswertungen an einer Stelle angesehen werden und vieles mehr. Es wird ein strukturierter digitaler Prozess transparent abgebildet.

Generation Y
Die junge Generation von Unternehmern und Steuerpflichtigen – für Letztere gibt es seit Oktober 2019 das Programm „Meine Steuern“, das wir für alle unsere Mandanten bereits im Einsatz haben – will nur noch mit digitalen Belegen arbeiten. Aufgaben, um die man sich nicht kümmern braucht, fressen keine Zeit. Machen Sie mit der gewonnenen Zeit, was Sie wollen! Wir nutzen sie zur Weiterentwicklung unserer digitalen Kanzlei.

DATEV Label „Digitale Kanzlei“ schafft Klarheit
Die DATEV hat zur Erkennung dieser Kanzleien ein Label entwickelt, damit die jungen, jung gebliebenen und digitalen Unternehmer und Steuerpflichtigen die Steuerberater und Rechtsanwälte finden, die sie für ihr Leben brauchen. Damit dieses Erkennungsmerkmal verlässlich ist, legt die DATEV für ihr Label definierte Kriterien fest und überprüft deren Einhaltung durch ein Cockpit. Dieses kontrolliert den Digitalisierungsgrad, also die tatsächliche digitale Arbeitsweise, bevor das Label der Kanzlei vergeben wird. Und die erwarteten Kriterien werden jedes Jahr erhöht, neu definiert und angepasst, weil die Welt jede Minute digitaler wird. Ein aktuelles Label muss eben auch mit der Zeit gehen.

Bei Anruf digital
Interessieren Sie sich für eine solche Art der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt? Sprechen Sie uns an. Sie müssen nicht bei uns Mandant sein. Wir sind gern auch projektbezogen unternehmesberatend für Sie tätig und richten ein funktionierendes System bei Ihnen und Ihrem Steuerberater ein. Nur er muss es auch umsetzen können. Fragen Sie ihn, ob er das DATEV Label „Digitale DATEV-Kanzlei 2022“ tragen darf, dann ist alles weitere vermutlich kein Problem.